04 I canali di segnalazione.

 

SANIPRO ha quindi adottato canali di segnalazione che consentono Segnalazioni in forma scritta o orale

 

Segnalazione in forma scritta od orale tramite piattaforma whistleblowing

SANIPRO ha aderito, ricorrendo i presupposti di legge alla piattaforma sviluppata da DigitalPA per le segnalazioni whistleblowing (di seguito anche “Piattaforma”), fornita da un operatore di servizi specializzato e rinvenibile sul sito https://sanipro.segnalazioni.net/.

La Piattaforma è gestita secondo quanto indicato da DigitalPA ed alla presente Policy.  L’accesso alle Segnalazioni, alle relative informazioni e al contenuto è consentito solo al Gestore delle Segnalazioni e tutto l’iter della pratica è tracciato sulla piattaforma stessa. In caso di Segnalazioni effettuate attraverso il sistema di messaggistica vocale è richiesto al Segnalante la presa visione dell’informativa privacy.

 

Segnalazione scritta tramite posta cartacea

La Segnalazione può essere effettuata per iscritto a mezzo corrispondenza indirizzata al Gestore delle Segnalazioni da inviare presso gli uffici dell’OdV mediante posta ordinaria indirizzata a: Organismo di Vigilanza SANIPRO c/o RBT Legal Via U. Visconti di Modrone 28, 20122 Milano, con la dicitura “riservata”. ll Gestore delle Segnalazioni procede all’archiviazione della Segnalazione in archivi protetti da misure di sicurezza.

 

Segnalazione tramite richiesta diretta all’Organismo di Vigilanza

La Segnalazione può essere effettuata mediante invio di una e-mail alla casella di posta elettronica dell’Organismo di Vigilanza: m.tocchet@rbtlegal.it. La casella è posta al di fuori del server aziendale per impedire che la Società vi possa in qualche modo accedervi o monitorarne il traffico. La casella ed il relativo server sono nella gestione del Gestore delle Segnalazioni.

 

Segnalazione di persona

E’ possibile sempre chiedere, attraverso i canali sopra indicati, un incontro di persona con il Gestore delle Segnalazioni/OdV che deve essere fissato entro un tempo ragionevole, nel caso in cui il Segnalante non voglia fornire tutte le indicazioni per iscritto o attraverso il canale vocale della piattaforma. In tale caso, previo consenso del Segnalante, la Segnalazione viene documentata attraverso dispositivi idonei alla conservazione e all’ascolto. Nel caso in cui non si possa procedere alla registrazione, il Gestore della Segnalazione redige un verbale che viene sottoscritto da sé stesso e dal Segnalante e consegnato, in copia, al Segnalante.

 

 

 

 

05 La Segnalazione.

 

5.1 Gli elementi della Segnalazione.

 

Il Segnalante deve fornire tutti gli elementi utili e necessari per consentire al Gestore delle Segnalazioni che riceverà la Segnalazione di condurre un’istruttoria, di procedere alle verifiche e agli accertamenti del caso, e valutare la ricevibilità e la fondatezza della Segnalazione.

 

Segnalazione vietata

Si tenga conto che, in ogni caso, è vietato:

• il ricorso ad espressioni ingiuriose
• l’invio di Segnalazioni con finalità puramente diffamatorie o calunniose
• l’invio di Segnalazioni che attengano esclusivamente ad aspetti della vita privata, senza alcun collegamento diretto o indiretto con l’attività aziendale/professionale del soggetto segnalato
• l’invio di Segnalazioni di natura discriminatoria, in quanto riferite ad orientamenti sessuali, religiosi e politici o all’origine razziale o etnica del soggetto segnalato
• l’invio di Segnalazioni effettuate con l’unico scopo di danneggiare il soggetto segnalato.

 

Tali condotte, insieme all’invio di Segnalazioni vietate o comunque effettuate con dolo o colpa grave o ritenibili palesemente infondate, saranno sanzionabili in conformità al sistema disciplinare adottato.

Sono previste possibili sanzioni nel caso di Segnalazioni effettuate con dolo o colpa grave, o che si dovessero rivelare false, infondate, con contenuto diffamatorio o comunque effettuate al solo scopo di danneggiare Il Fondo, il segnalato o altri soggetti interessati dalla segnalazione.

Si specifica che nei casi di invio di Segnalazioni vietate, la riservatezza dell’identità del segnalante nonché le altre misure di tutela del segnalante previste dal Fondo non saranno garantite

 

Segnalazione inviata a un canale diverso da quello competente a riceverla

 

La riservatezza è tutelata anche se la Segnalazione viene effettuata attraverso modalità diverse da quelle istituite in conformità al decreto, o perviene a personale diverso da quello autorizzato e competente a gestire le Segnalazioni, al quale, comunque, le stesse vanno trasmesse senza ritardo.

Qualora la Segnalazione interna sia presentata ad un soggetto diverso da quello individuato e autorizzato, la Segnalazione deve essere trasmessa, entro 7 (sette) giorni dal suo ricevimento, al soggetto competente.

Verrà data contestuale notizia al Segnalante della trasmissione della Segnalazione.

La Segnalazione può essere presentata al superiore gerarchico, ma tale Segnalazione non può essere considerata di whistleblowing, e quindi, in tal caso, non potrai beneficiare delle tutele previste.

 

 

 

06 La gestione delle Segnalazioni

 

Nell’ambito della gestione del canale di Segnalazione interna, il Gestore delle Segnalazioni svolge le seguenti attività:

• rilascia alla persona Segnalante un avviso di ricevimento della Segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione;
• mantiene le interlocuzioni con la persona Segnalante;
• una volta valutata l’ammissibilità della Segnalazione, avvia l’istruttoria interna sui fatti o sulle condotte segnalate per valutare la sussistenza degli stessi. Per lo svolgimento dell’istruttoria il Gestore delle Segnalazioni può avviare un dialogo con il Segnalante chiedendo allo stesso chiarimenti, documenti e informazioni ulteriori, sempre tramite il canale a ciò dedicato e utilizzato. Ove necessario, può anche acquisire atti e documenti da altri uffici dell’amministrazione, avvalersi del loro supporto, coinvolgere terze persone tramite audizioni e altre richieste, avendo sempre cura che non sia compromessa la tutela della riservatezza del Segnalante e del Segnalato;
• fornisce un riscontro alla persona Segnalante (ovvero una comunicazione delle informazioni relative al seguito che viene dato o che si intende dare alla Segnalazione) entro tre mesi dalla data dell'avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della Segnalazione. Il riscontro può consistere nella comunicazione (i) di archiviazione, motivandone le ragioni, (ii) di avvenuto accertamento della fondatezza della Segnalazione e di trasmissione della stessa agli organi competenti, (iii) dell’attività svolta fino a quel momento e/o dell’attività che si intende svolgere;
• fornisce un riscontro alla persona Segnalante in merito all’esito finale dell’istruttoria;
• nonché tutte le ulteriori attività indicate nella presente Policy.

 

 

6.1 Trattamento dei dati personali

Si precisa che i dati personali della Segnalazione, del Segnalante e del Soggetto Segnalato (questi ultimi considerati "interessati" ai sensi dell’art. 4 GDPR) sono trattati in conformità al GDPR ed al Codice Privacy.

In particolare:

• le attività di trattamento legate alla gestione della Segnalazione sono svolte nel rispetto dei principi stabiliti dagli articoli 5 (Principi applicabili al trattamento dei dati personali), 25 (Protezione dei dati fin dalla progettazione e protezione per impostazione predefinita) e 35 (Valutazione d’impatto sulla protezione di dati personali) del GDPR;
• prima di inviare la Segnalazione, il Segnalante riceve l’informativa privacy ai sensi del GDPR, che rende informazioni sulle finalità e le modalità del trattamento dei suoi dati personali, sulla durata della conservazione, sulle categorie di destinatari cui i dati possono essere comunicati nell'ambito della gestione della Segnalazione e sui diritti riconosciuti al Segnalante dal GDPR. Al Soggetto Segnalato è altresì resa disponibile l’informativa privacy ai sensi del GDPR, considerando anche il rischio di compromettere gravemente o rendere impossibile il raggiungimento delle finalità del trattamento connesse alle segnalazioni all'interno della Procedura Whistleblowing;
• la base giuridica del trattamento è l’adempimento di un obbligo legale al quale è soggetto il Fondo ai sensi del Decreto;
• i dati personali saranno trattati all’interno dello Spazio Economico Europeo (SEE) e conservati in server ubicati all’interno del medesimo. Tuttavia, l’utilizzo della Piattaforma può comportare, ancorché in via eventuale, un accesso agli stessi da parte di soggetti stabiliti in paesi che non appartengono all’Unione Europea (UE) o allo SEE. Tale accesso, che può configurare un trasferimento extra SEE, in ogni caso, è svolto in ottemperanza a quanto previsto dal Capo V del GDPR;
• come indicato nell’informativa privacy fornite agli interessati, i dati personali vengono trattati per il tempo necessario al raggiungimento delle finalità che giustificano la raccolta e il trattamento (ad esempio, raccolta e gestione della Segnalazione) e successivamente vengono cancellati o anonimizzati secondo le tempistiche di conservazione stabilite;
• sono adottate misure tecniche (es. cifratura nell’ambito della Piattaforma) e organizzative adeguate a garantire la sicurezza dei dati personali, in conformità alla normativa vigente, sia durante la trasmissione della Segnalazione sia durante l'analisi, la gestione e l'archiviazione della stessa.
• l'esercizio dei diritti da parte del Segnalante o del Soggetto Segnalato relativamente ai propri dati personali trattati nel contesto del processo di whistleblowing è escluso ai sensi dell'articolo 2-undecies del Codice Privacy nel caso in cui da tale esercizio possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla “riservatezza dell’identità della persona che segnala violazioni di cui sia venuta a conoscenza in ragione del proprio rapporto di lavoro”.

L'accesso ai dati personali delle Segnalazioni è concesso solo al Gestore della Segnalazione già autorizzato ai sensi del GDPR, limitando la comunicazione delle informazioni riservate e dei dati personali a terzi solo quando sia necessario.

 

6.2 Conservazione delle Segnalazioni e della relativa documentazione

Le Segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della Segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell'esito finale della procedura di segnalazione, o fino a conclusione del procedimento giudiziale o disciplinare eventualmente conseguito nei confronti del Segnalato o del Segnalante, nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all'articolo 12 del Decreto e del principio di cui agli articoli 5, paragrafo 1, lettera e), del GDPR (limitazione della conservazione) e 3, comma 1, lettera e), del D. Lgs. n. 51 del 2018.

 

 

6.3 Conflitto di interessi

Nel caso in cui il Gestore delle Segnalazioni riceva una Segnalazione rispetto alla quale si trova in conflitto, lo stesso provvederà a inoltrare la Segnalazione in questione ad altra funzione aziendale ritenuta compente.

 

07Le tutele e gli obblighi del Segnalante.

 

7.1 Riservatezza

 

SANIPRO garantisce la riservatezza dell’identità del Segnalante, del Segnalato, del contenuto della Segnalazione e della documentazione trasmessa.

Nessuna ritorsione o discriminazione, diretta o indiretta, può derivare se hai effettuato una Segnalazione in buona fede.

Inoltre, sono previste sanzioni nei confronti di chi viola le misure a tutela del Segnalante.

La riservatezza viene garantita anche:

• a qualsiasi altra informazione o elemento della segnalazione dal cui disvelamento si possa dedurre direttamente o indirettamente l’identità di Segnalante.
• nel caso di segnalazioni - interne o esterne - effettuate oralmente attraverso messaggi vocali, o mediante un incontro diretto con chi tratta la Segnalazione.

 

La tutela della riservatezza è garantita anche nei confronti:

• della persona segnalata;
• del Facilitatore sia per quanto riguarda l’identità, sia con riferimento all’attività in cui l’assistenza si concretizza;
• di persone diverse dal segnalato ma comunque implicate in quanto menzionate nella Segnalazione (si pensi ad esempio a persone indicate come testimoni).

Il Fondo potrà inoltre intraprendere le opportune iniziative anche in sede giudiziale.

 

7.2 Tutela giurisdizionale del segnalante

 

La riservatezza del Segnalante è garantita anche nell’ambito giurisdizionale, e in particolare:

• nell’ambito del procedimento penale, l’identità del Segnalante è coperta dal segreto nei modi e nei limiti previsti dall’articolo 329 c.p.p.
• nell'ambito del procedimento dinanzi alla Corte dei conti, l’identità del Segnalante non può essere rivelata fino alla chiusura della fase istruttoria.
• nell'ambito del procedimento disciplinare, l’identità del Segnalante non può essere rivelata, se la contestazione dell'addebito disciplinare è fondata su accertamenti diversi rispetto alla Segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla Segnalazione, e risulti indispensabile per la difesa dell'incolpato conoscere l’identità del Segnalante, la Segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso del Segnalante stesso.

 

7.3 Consenso espresso del Segnalante

 

Come sopra indicato, per rivelare l’identità del Segnalante devono sussistere:

• la comunicazione scritta delle ragioni alla base della necessità di rivelare l’identità del Segnalante, e
• il consenso espresso del Segnalante.

La prima ipotesi ricorre quando, nell’ambito di un procedimento disciplinare avviato nei confronti del presunto autore della condotta segnalata, l’identità del Segnalante risulti indispensabile alla difesa del soggetto cui è stato contestato l’addebito disciplinare.

In tal caso, oltre al previo consenso del Segnalante, la normativa chiede anche di comunicare a quest’ultimo, previamente e in forma scritta, le motivazioni che giustificano il disvelamento della sua identità.

La seconda ipotesi ricorre, invece, nel caso in cui la rivelazione dell’ identità del Segnalante sia indispensabile anche ai fini della difesa della persona coinvolta.

Anche in questo caso per disvelare la tua identità quale Segnalante è necessario acquisire previamente il suo consenso e notificargli in forma scritta le motivazioni alla base della necessità di disvelarne l’identità.

 

7.4 Il divieto di ritorsioni

 

Tutti i Segnalanti, come anche identificati al precedente paragrafo 5, sono tutelati da ogni forma di ritorsione.  La tutela si applica non solo se la Segnalazione  avviene durante l’esistenza del rapporto di lavoro, ma anche durante il periodo di prova e anteriormente, o dopo la cessazione del rapporto lavorativo.

Sono esempi di Ritorsioni (vedi definizione di cui sopra) vietate:

• il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti;
• la retrocessione di grado o la mancata promozione;
• il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell'orario di lavoro;
• la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell'accesso alla stessa;
• le note di merito negative o le referenze negative;
• l'adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;
• la coercizione, l'intimidazione, le molestie o l'ostracismo;
• la discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole;
• la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione;
• il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;
• i danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o i pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi;
• l'inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l’impossibilità per la persona di trovare un'occupazione nel settore o nell'industria in futuro;
• la conclusione anticipata o l'annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi;
• l'annullamento di una licenza o di un permesso;
• la richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.

 

La protezione dalle Ritorsioni è garantita anche:

• al facilitatore (persona fisica che assiste il segnalante nel processo di segnalazione e operante all’interno del medesimo contesto lavorativo);
• alle persone del medesimo contesto lavorativo del Segnalante, di colui che ha sporto una denuncia o di colui che ha effettuato una divulgazione pubblica e che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
• ai colleghi di lavoro del Segnalante o della persona che ha sporto una denuncia o effettuato una divulgazione pubblica, che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno il Segnalante un rapporto abituale e corrente;
• agli enti di proprietà del Segnalante o per i quali le stesse persone lavorano nonché agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo di tali persone.

La protezione si estende anche al mantenimento della riservatezza di tali soggetti.

 

Per godere della protezione, è necessario che:

• il Segnalante abbia segnalato in base ad una convinzione ragionevole che le informazioni sulle violazioni segnalate, divulgate o denunciate, siano veritiere e rientranti nell’ambito oggettivo di applicazione del Decreto Whistleblowing;
• la Segnalazione sia effettuata secondo quanto previsto nel Decreto Whistleblowing e nella presente Policy;
• sussista un rapporto di consequenzialità tra la Segnalazione e le misure ritorsive subite.

 

In ogni caso, la tutela prevista in caso di ritorsioni non è garantita quando è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale del Segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all'autorità giudiziaria o contabile ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave. In caso di accertamento delle responsabilità, al Segnalante è anche irrogata una sanzione disciplinare.

Le presunte ritorsioni, anche solo tentate o minacciate, devono essere comunicate esclusivamente ad ANAC.

 

SANIPRO vieta qualsiasi forma di ritorsione contro coloro che fanno segnalazioni in buona fede. I dipendenti che fanno segnalazioni non saranno soggetti a licenziamento, minacce, mobbing, discriminazione o qualsiasi altra forma di rappresaglia. Qualsiasi individuo che si dedichi a ritorsioni nei confronti di un segnalante sarà soggetto a provvedimenti disciplinari, inclusa la possibilità di licenziamento.

 

08 Misure di sostegno

È istituto presso ANAC l'elenco degli enti del terzo settore che forniscono ai Segnalanti misure di sostegno.

Le misure di sostegno fornite consistono in informazioni, assistenza e consulenze a titolo gratuito sulle modalità di segnalazione e sulla protezione dalle ritorsioni offerta dalle disposizioni normative nazionali e da quelle dell'Unione europea, sui diritti della persona coinvolta, nonché sulle modalità e condizioni di accesso al patrocinio a spese dello Stato.

 

09 Responsabilità del Whistleblower

Resta valida la responsabilità penale e disciplinare del Whistleblower nell’ipotesi di Segnalazione falsa, calunniosa o diffamatoria ai sensi del Codice Penale.

Sono altresì fonte di responsabilità, in sede disciplinare e nelle altre competenti sedi, eventuali forme di abuso della presente procedura, quali le segnalazioni manifestamente opportunistiche e/o effettuate al solo scopo di danneggiare il denunciato o altri soggetti, e ogni altra ipotesi di utilizzo improprio o di intenzionale strumentalizzazione dell’istituto oggetto della presente Policy.